現役講師が伝授！パソコン裏技・便利ワザ

第11号

おひさしぶりです。Office RE-RICCA　坂本実千代です。

ゴールデンウィークもすでに遠い昔？
毎日おつかれさまです♪

陽ざしが日に日に強くなってきて、日焼け止めが必需品！
この週末ゴルフを予定している方、
日焼け止め対策には十分お気をつけてくださいね。
女性だけでなくもちろん、男性も。

さて、ひさしぶりのメルマガは・・

↓　こんな感じで進めていきます
┌──────────────────────────────────☆
│　★も く じ★
│
│　　１　はじめての方へ
│
│　　２　Excel：準備データを作りましょう
│
│　　３　Excel：名簿作成１　数字をコード番号に
│
│　　４　Excel：名簿作成２　”氏名”から”姓”だけをとりだす
│
│　　5　編集後記
│
└──────────────────────────────────☆

はじめての方へ

ご登録いただきまして、ありがとうございます。

自己紹介、メルマガをご覧いただく際のお約束事（表現方法）などは、こちらをご覧下さい。

では、スタートです♪

Excel:準備データを作成

A1:コード　　B1:氏名　　C1:姓　　D1:名　　E1:フリガナ
F1:性別　　G1:郵便番号　　H1:住所１　　I1:住所２

A2以降には適当な数字を入力しましょう。
（サンプルではA2:1　A3:3　A4:18　A5:150）

B2以降には名前をフルネームで。
ただし、姓と名の間には必ず全角でスペースをいれます。
（サンプルではB2:工藤　幸子　B3:山本　博之　B4:高木　正子　B5:増田　道隆）

ここまでを画面で確認してみましょう

今日のメルマガを完成させたらこうなります

Excel：名簿作成１　数字をコード番号に

いちいちたくさんの桁やアルファベットの入ったコード番号を入れるのは
ちょっと面倒・・そんな時に。
ここでは、頭に05、部署コードSK、そのあとの数字は4桁　というコードに
設定してみます。（例：05SK0021）

Ａ列の、数字がはいっているセルを範囲選択
↓
右クリック－[セルの書式設定]
↓
[表示形式]のシート　分類：ユーザー定義
種類　に　”05SK”0000 　と入力　して[OK]をクリック。

この””で囲まれた部分が文字列をあらわし、
0000が表示する数字の桁数をあらわします。

＞＞数字をセルの書式設定でコード番号にする方法
こちらのページで図を使って説明しています。

Excel：名簿作成２　”氏名”から”姓”だけをとりだす方法

使う関数は、LEFT関数とFIND関数です。

スペースの位置を調べて、
そのスペースまでの文字数分を氏名データの左側からとりだします。

=LEFT(文字列,文字数）

この関数を使って、
FIND関数の結果から１をひいた桁数分の文字を左側からとりだします。
ここで１をひくのは、スペースをいっしょにとりだしてしまわないため。

=FIND（検索文字,対象,開始位置）

この関数を使って、氏名データの何桁目にスペースが入っているかを調べます。

完成する数式

=LEFT(C2,FIND(” “,C2,1)-1)

“”の間には全角スペースをいれます。

＞＞数式をいれるコツや順番はこちらのページで確認してください。図解で詳しくご案内しています。 

編集後記：ありがとうございました

約2ヶ月ぶりのメルマガでした。
今回の名簿作成、いかがでしたか？

次回のメルマガでは、なまえだけを取り出す方法とフリガナを表示させる方法・・をご紹介します。

データは引き続き同じものを使います。
今日のファイル、保存しておいてくださいね(^_-)-☆

では、またお会いしましょう。

。:’* + ☆°・ ‥.゜★。°: ゜・ 。 *゜・:゜☆

このメルマガは休刊しています。
現在はご覧のサイトで情報を発信中です。
よろしくお願いします♪

RE-RICCA　代表　坂本実千代

’:★ ，* ＋゜． ☆。.: ’* :・* + ゜。.★・”，
（2005/05/28発行・2015/02/03改訂）

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坂本 実千代

【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型：B型・星座：うお座ーー

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