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現役講師が伝授!パソコン裏技・便利ワザ

パソコン裏技&テクニック集:第11号・EXCEL数値をコード番号に,氏名から姓だけとりだす方法

第11号

おひさしぶりです。Office RE-RICCA 坂本実千代です。

ゴールデンウィークもすでに遠い昔?
毎日おつかれさまです♪

陽ざしが日に日に強くなってきて、日焼け止めが必需品!
この週末ゴルフを予定している方、
日焼け止め対策には十分お気をつけてくださいね。
女性だけでなくもちろん、男性も。

さて、ひさしぶりのメルマガは・・

↓ こんな感じで進めていきます
┌──────────────────────────────────☆
│ ★も く じ★

│  1 はじめての方へ

│  2 Excel:準備データを作りましょう

│  3 Excel:名簿作成1 数字をコード番号に

│  4 Excel:名簿作成2 ”氏名”から”姓”だけをとりだす

│  5 編集後記

└──────────────────────────────────☆

はじめての方へ

ご登録いただきまして、ありがとうございます。

自己紹介、メルマガをご覧いただく際のお約束事(表現方法)などは、こちらをご覧下さい。

では、スタートです♪

Excel:準備データを作成

A1:コード  B1:氏名  C1:姓  D1:名  E1:フリガナ
F1:性別  G1:郵便番号  H1:住所1  I1:住所2

A2以降には適当な数字を入力しましょう。
(サンプルではA2:1 A3:3 A4:18 A5:150)

B2以降には名前をフルネームで。
ただし、姓と名の間には必ず全角でスペースをいれます。
(サンプルではB2:工藤 幸子 B3:山本 博之 B4:高木 正子 B5:増田 道隆)

ここまでを画面で確認してみましょう

今日のメルマガを完成させたらこうなります

今日の完成サンプル

Excel:名簿作成1 数字をコード番号に

いちいちたくさんの桁やアルファベットの入ったコード番号を入れるのは
ちょっと面倒・・そんな時に。
ここでは、頭に05、部署コードSK、そのあとの数字は4桁 というコードに
設定してみます。(例:05SK0021)

A列の、数字がはいっているセルを範囲選択

右クリック-[セルの書式設定]

[表示形式]のシート 分類:ユーザー定義
種類 に ”05SK”0000  と入力 して[OK]をクリック。

この””で囲まれた部分が文字列をあらわし、
0000が表示する数字の桁数をあらわします。

>>数字をセルの書式設定でコード番号にする方法
こちらのページで図を使って説明しています。

Excel:名簿作成2 ”氏名”から”姓”だけをとりだす方法

使う関数は、LEFT関数とFIND関数です。

スペースの位置を調べて、
そのスペースまでの文字数分を氏名データの左側からとりだします。

=LEFT(文字列,文字数)

この関数を使って、
FIND関数の結果から1をひいた桁数分の文字を左側からとりだします。
ここで1をひくのは、スペースをいっしょにとりだしてしまわないため。

=FIND(検索文字,対象,開始位置)

この関数を使って、氏名データの何桁目にスペースが入っているかを調べます。

完成する数式

=LEFT(C2,FIND(” “,C2,1)-1)

“”の間には全角スペースをいれます。

>>数式をいれるコツや順番はこちらのページで確認してください。図解で詳しくご案内しています。 

編集後記:ありがとうございました

約2ヶ月ぶりのメルマガでした。
今回の名簿作成、いかがでしたか?

次回のメルマガでは、なまえだけを取り出す方法とフリガナを表示させる方法・・をご紹介します。

データは引き続き同じものを使います。
今日のファイル、保存しておいてくださいね(^_-)-☆

では、またお会いしましょう。

。:’* + ☆°・ ‥.゜★。°: ゜・ 。 *゜・:゜☆

このメルマガは休刊しています。
現在はご覧のサイトで情報を発信中です。
よろしくお願いします♪

RE-RICCA 代表 坂本実千代

’:★ ,* +゜. ☆。.: ’* :・* + ゜。.★・”,
(2005/05/28発行・2015/02/03改訂)

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【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型:B型・星座:うお座ーー

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