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現役講師が伝授!パソコン裏技・便利ワザ

パソコン裏技&テクニック集:第48号 Excelでデータベース(抽出・基礎)

第48号

(2016/02/04改訂・2006/11/26 発行)

こんにちは。Office RE-RICCA さかもとです。


今、ひさしぶりの湯布院からお届けしています。
気温はさすがに熊本よりかなり寒く・・そのぶん、紅葉が見事です。

散策で冷え切った身体を温泉であっためる
たまにはこんな休暇を楽しんでリフレッシュ♪

さて、ではちょっとのんびり気分でスタートです(^_-)-☆


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★さて、今日のメルマガ、メニューはこちら!!(順不同)
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※前号のメルマガ バックナンバーのお知らせ

※データベースってなに?

※Excelで使うデータベース 抽出その1:オートフィルタ

※Excelで使うデータベース 抽出その2:フィルタオプション

※サイトのご案内&編集後記
 ブログセミナー その後・・など



────────────────────────────────☆
★前号メルマガについて
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前号・47号がお手元に届いていない、というメールを複数いただきました。

もし、前号が届かなかった、としたら、
ただでさえ配信間隔があいてしまったこのメルマガ、
1ヶ月以上も音沙汰なしだった・・ということですね。
申し訳ありません!

前号メルマガはこちらでご覧いただけます。



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★データベースってなに?
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データベースとは、
ある一定の決まりごとにそって作られたデータの集まりのこと。

基本的には、横1行あたりに1件分のデータを入力し、
縦1列には同じ種類のデータを入力する形で作成します。

住所録、顧客データ、在庫管理表・・などを思い浮かべていただければ
おわかりいただけると思います。

たとえば、あなたがレンタルビデオやさんに会員カードをだすと
あなたのお名前や有効期限、超過分の料金・・などがでてくるのは
このデータベース機能を使っているから。
(もちろん、専用のソフトで管理されています)

データベースソフトには、「Access」「桐」などがありますが、
表計算ソフト:Excelでもある程度のデータベース処理はできます。

Excelで作ったデータは、あとでAccessに書き出すこともできます。
おなじみExcelでできるデータベース、まずは使ってみましょう。



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★Excelで、もっとデータベース! 抽出その1
=================================================================

抽出・・つまり、目的にあったものを選び出すこと。
まず簡単なのは「オートフィルタ」ですね。

これは、一番簡単に使えるデータベース機能です。


1.表の中、適当なセルをひとつ(ポイント!)クリック

2.メニューバーから【データ】−【フィルタ】−【オートフィルタ】


3.フィールド名(各項目名)に下向きの三角がでてくるので、
  その中から目的のものを選ぶ

これだけでデータが選び出されます。


名簿でたとえると、下向き三角をクリックして選ぶのは「男」や「女」だったり、
都道府県名だったり。




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★Excelで、もっとデータベース! 抽出その2
=================================================================

もっと自分の目的に応じた抽出をしたい・・そんな時は、
オートフィルタで表示された下向き三角をクリックして
【オプション】を選びます。

【オートフィルタオプション】ダイアログボックスが表示されます。


例えば、名前のどこかに「山」がついていて、○○子(啓子、明子など)
という名前の人・・だったら
*「山」「を含む」
*AND
*「子」「で終わる」 という条件になります。



また、都道府県名だけが表示されている列がある、と仮定して
「福岡県」と「熊本県」 の条件だったら、
*「福岡県」「と等しい」
*OR
*「熊本県」「と等しい」

ここでのポイントは、
日本語では「と」と表現するけれど、
あくまでも「福岡県」 かまたは 「熊本県」ということ。
【OR】を選びましょう!



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★熊本でブログセミナー! その後
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第1期のブログ活用セミナー、折り返しの3回めを終了。
次回はいよいよアクセスアップについてお話をしていきます。

3回目、4回目は実際にお一人1台のパソコンを前に作業しながら、
わからない部分を質問していただく時間をとっています。

第3期生も募集スタートしました。
少人数で確実に「ビジネスにつながる」ブログを作り上げていこう!
というコンセプトで、おひとりおひとり 直接サポートします。

自分のブログだけでなく、いろんな人のブログをチェックできるのは
私にとっても本当に勉強になります。
いっしょにがんばってる♪っていうのがなんとも楽しい
わたしが今、いちばん力を入れているセミナーです(^_-)-☆

(このセミナーは、2016年現在も随時開催中。
 興味のある方はお問い合わせください。)



────────────────────────────────☆
★編集後記
=================================================================
ひさしぶりの休暇は、残念ながらあまり天候には恵まれませんでした。

・・でも、しっかりゆっくりリフレッシュ♪

これからまた、冬休みまで一気に突っ走ってまいります!

来週、実は・・四国に出没します。
このお話は、次の号。もしかしたら号外でお届けするかもしれません。


街にはクリスマス気分があふれていますね。
今年は一段と華やかなイルミネーションにワクワク☆しながら
お部屋の飾りつけにも燃えている今日このごろ。

あなたのクリスマス準備は・・どうですか??


今日もここまでおつきあいいただいて、ありがとうございます。
また次のメールでお逢いしましょう。

                    さかもとでした♪

。:’* + ☆°・ ‥.゜★。°: ゜・ 。 *゜・:゜☆

このメルマガは休刊しています。
現在はご覧のサイトで情報を発信中です。
よろしくお願いします♪

RE-RICCA 代表 坂本実千代

’:★ ,* +゜. ☆。.: ’* :・* + ゜。.★・”,

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【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型:B型・星座:うお座ーー

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