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オートフィルタで選びだしたものだけで計算する方法

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オートフィルタで選びだしたものだけで計算する

表計算でも便利に使えるデータベース機能
そんなにデータ件数が多くない場合は、これで十分顧客管理などもできますよね。

まずはオートフィルタ(自動抽出・・自動的に選択する機能)の確認から。
データが入力されている部分を、自動的に認識してくれるので、
基本的には表全体を囲む必要はありません。
表の中の適当なセルを1つクリックしてからスタート。

メニューバーの[データ]-[フィルタ]-[オートフィルタ]
そうすると、表の一番上(ここは商品名、ここは単価、などの項目名が入っている部分)
に下向きの三角がでてきます。
ここを基準に選びたい、という三角をクリックすると、プルダウンで選択枝がでてきます。

たとえば 商品名 をクリックすると、
ノート 鉛筆 消しゴム ペン がでてくる、というように。

そのなかから、自分が選びたいものをクリックします。
値段などの綱目で、100円以下、500円以上・・などの場合は
少し方法が違いますので、これはまた別の機会に。

ここまでの要領で選び出したものをもとに、いろんな集計をしてみましょう。

たとえばノートが売れた個数を知りたい時。
選び出された個数データのすぐ下のセルをクリックして、
ツールバーからオートサムのボタン(シグマのような形)をクリックすると、
簡単にでてきます。

集計できた個数合計のセルをクリックして、数式を確認してみてください。
ここにはいっているのは 普通のSUMではありません。

自動的にエクセルが判断して数式を変更してくれているのです。

SUBTOTAL関数

ただし、この機能(自動認識)は合計以外では使えないので、
自分で関数を入力していく必要があります。

関数の挿入(fx)ボタンからダイアログボックスを画面にだして、
関数の分類 を すべて表示 に切り替えて探しましょう。

=SUBTOTAL(集計方法,集計範囲)
です。

ちなみに、集計方法 の部分には、あらかじめ決められた次の数字を入力します。

  • 1→AVERAGE(平均を求める)
  • 2→COUNT(入力されてい数値の数を数える)
  • 3→COUNTA(空白ではないセルの数を数える、つまり文字データも数える)
  • 4→MAX(最大値を求める)
  • 5→MIN(最小値を求める)

代表的なものは以上です。

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坂本 実千代
【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型:B型・星座:うお座ーー

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