オートフィルタで選びだしたものだけで計算する

表計算でも便利に使えるデータベース機能。
そんなにデータ件数が多くない場合は、これで十分顧客管理などもできますよね。

まずはオートフィルタ（自動抽出・・自動的に選択する機能）の確認から。
データが入力されている部分を、自動的に認識してくれるので、
基本的には表全体を囲む必要はありません。
表の中の適当なセルを１つクリックしてからスタート。

メニューバーの[データ]-[フィルタ]-[オートフィルタ]
そうすると、表の一番上（ここは商品名、ここは単価、などの項目名が入っている部分）
に下向きの三角がでてきます。
ここを基準に選びたい、という三角をクリックすると、プルダウンで選択枝がでてきます。

たとえば　商品名　をクリックすると、
ノート　鉛筆　消しゴム　ペン　がでてくる、というように。

そのなかから、自分が選びたいものをクリックします。
値段などの綱目で、100円以下、500円以上・・などの場合は
少し方法が違いますので、これはまた別の機会に。

ここまでの要領で選び出したものをもとに、いろんな集計をしてみましょう。

たとえばノートが売れた個数を知りたい時。
選び出された個数データのすぐ下のセルをクリックして、
ツールバーからオートサムのボタン（シグマのような形）をクリックすると、
簡単にでてきます。

集計できた個数合計のセルをクリックして、数式を確認してみてください。
ここにはいっているのは　普通のSUMではありません。

自動的にエクセルが判断して数式を変更してくれているのです。

SUBTOTAL関数

ただし、この機能（自動認識）は合計以外では使えないので、
自分で関数を入力していく必要があります。

関数の挿入（ｆｘ）ボタンからダイアログボックスを画面にだして、
関数の分類　を　すべて表示　に切り替えて探しましょう。

=SUBTOTAL(集計方法,集計範囲)
です。

ちなみに、集計方法　の部分には、あらかじめ決められた次の数字を入力します。

• １→AVERAGE（平均を求める）
• ２→COUNT（入力されてい数値の数を数える）
• ３→COUNTA（空白ではないセルの数を数える、つまり文字データも数える）
• ４→MAX（最大値を求める）
• ５→MIN（最小値を求める）

代表的なものは以上です。

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坂本 実千代

【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型：B型・星座：うお座ーー

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