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現役講師が伝授!パソコン裏技・便利ワザ

パソコン裏技&テクニック集:第49号 松山に行ってきました! Excelでもっとデータベース2・図形をハートに♪ ほか

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第49号

(2016/02/04改訂・2006年12月06日 発行)

こんにちは。Office RE-RICCA さかもとです。

現地滞在時間:24時間の松山から熊本に帰ってきました!

残念ながら、
道後温泉も松山城も・・なにひとつ観光できないまま。
あ! でも、【ぼっちゃん電車】は見かけましたよ。
乗る時間はなかったけど(ToT)/


奇しくも今日、「松山城VS熊本城」がテレビで流れますね。
来年はいよいよ築城400年。
地元としては、やっぱり「がんばれ!熊本城!!」です。

・・が、観光できなかったわたしは
テレビで松山も楽しみたいと思います。


どうしてそんな強行スケジュールで松山にでかけたのか・・
   は 本文の中で(^^♪


────────────────────────────────☆
★さて、今日のメルマガ、メニューはこちら!!
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 最近ご登録いただいた方へ あらためてコンセプトとご案内

※Excelでもっとデータベース! データの集計

※Excelでもっとデータベース! 並べ替えの基本


☆ひとやすみ☆彡
 松山の旅:強行スケジュール その理由は?!


※WordやExcelで図形をハート型に切り抜く方法

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★このメルマガについて

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いつもご購読 ありがとうございます!

このメルマガ【MOTがあなたに伝授!パソコン裏技・テクニック集】は
身近になってきた、でもなかなか使いこなせないパソコンを
もっと身近なものにしよう!
そして、少しでもラクができたり、自信がついたりすればいいよね。
・・というコンセプトで発行しています。

もちろん、転職や就職、スキルアップに役立つ情報も
現役講師ならではの情報網を駆使してお届けしたいきます。

また、最近なにかと話題のIT関連の情報も
できるだけ初心者にもわかりやすく掲載してまいります。

難しい数式や、一般的でない操作などは
順をおってご紹介するため、お届けの号によっては
[どこが裏ワザ?常識じゃない?!]と思われる内容も含まれます。

継続してお読みいただくことで、自然に力がついていくように・・
という思いで内容を考えております。

すでに[わかっている][知っている]内容の場合は、
知識の確認として軽く流していただければ幸いです。


────────────────────────────────☆

★Excelでもっとデータベース! データの集計

=================================================================
意外に知られていない機能に、【データの集計】があります。


例えば、こんな成績表があったとします。
  ↓

組	氏名	       性別   国語     算数    理科    社会    英語
1	池田駿次     男	75	80	84	77	67
1	坂田久美子    女	94	61	55	50	99
1	工藤俊夫  	男	78	50	72	68	59
2	渡辺真紀 	女	92	96	76	90	65
2	小田英明 	男	57	48	55	34	75
2	加藤由紀 	女	51	60	35	35	48
3	大平一郎 	男	69	59	35	51	51
3	木村美恵 	女	100	78	78	92	85
3	鈴木勇	        男	80	82	70	87	55
3	後藤好恵 	女	45	68	55	65	66


この場合、クラス別に平均点を出したかったら、
1組と2組の間、2組と3組の間に1行 行を挿入して、
【AVERAGE】関数を使って平均点をだします。

最高点、最低点を出したい場合は、さらに行を挿入して
最高点【MAX】 最低点【MIN】の関数を利用します。

もちろん、それでOKです。

でも、クラスが多かったり、集計項目が多い時って、少し面倒です。


そんな時に思い出していただきたいのが【データの集計】
注意するポイントは、
【基準になるもので並べ替えをしておく】ということだけ!

つまり、組ごとに集計をしたければ組ごとに並べ替えをしておく、
性別ごとに集計をしたければ性別ごとに並べ替えをしておく、ということ。


【まず、クラスごとに平均をだす方法】
1.表の中のセルを一つだけクリック

2.メニューバーから【データ】−【集計】とクリック
  【集計の設定】ダイアログボックスに以下のように設定
  *グループの基準:組
  *集計の方法:平均
  *集計するフィールド:国語、算数、理科、社会、英語 にチェック
  *【集計行をデータの下に挿入する】にチェック
   ↓
  【OK】

  これで、平均の行が挿入されます。

【次に、最高、最低をだす方法】
基本的には、最初の平均と同じ手法を繰り返します。

2.で
*集計の方法:平均 だったところを 最大値、最小値にすれば
計算結果がでてきます。

ただし、最後の操作で
【現在の集計表と置き換える】にチェックがついていると、
 前の集計が消えてしまいます。注意しましょう。

もちろん、【集計行をデータの下に挿入する】にはチェックをつけておきます。



【まず、クラスごとに平均をだす方法】では、
【集計行をデータの下に挿入する】だけにチェックがついていても
【集計行をデータの下に挿入する】と【現在の集計表と置き換える】
両方にチェックがついていても、どちらでもOK。
ポイントは、2つめ以降をどうするか、です。


この方法で集計したシートは、
簡単に集計を解除することもできるし、集計結果だけを表示させることもできま

す。

また、勝手に表示される 1平均 などの文字は、
消したり、ほかの文字に変えたりすることも自由です。

目的に応じてつかいわけましょう。



────────────────────────────────☆

★Excelでもっとデータベース! 並べ替えの基本

=================================================================

1.表の中、基準にしたい列の任意のセルをクリック
  (上の表で例を挙げれば、性別の列の 男 のセルひとつ など)

 ※ここで、複数のセルを選んでしまうと、
  その範囲の中でだけ並べ替えされてしまって、収集がつかなくなるので注意

。

2.標準ツールバーの A→Z や Z→A をクリック
 ※A→Z 昇順で並べかえ   数字なら小さいものが上、大きいものが下
               文字なら50音順

 ※Z→A 降順で並べ替え   数字なら大きいものが上、小さいものが下
               文字なら50音の逆順

基本はこれだけです。
ランダムに入力してしまったアドレスを整理するのにも使えますね。
顧客カードを手作業で50音順に並べたりしなくても大丈夫♪


★並べ替えをもっと自由に、思い通りに使いこなす方法はこちら
 

────────────────────────────────☆

☆ひとやすみ☆彡
 松山の旅:強行スケジュール その理由は?!

=================================================================

愛媛・松山の旅は、突然のきっかけからはじまりました。

このセミナーに、講師として参加することになったんです。

私のブログをご覧いただいている方は、ご存知だったかもしれません。
【携帯アフィリ&ブログアフィリ超コラボセミナー】

いい経験になりました。
また、いい出会いがありました。

どうしても、講師は自分ひとりだけ、という環境で仕事をすることが多いので
こういう機会は、いろんな点で勉強になります。

講師の顔ぶれは、
アフィリエイトについてあまりご存知でない方でも
どこかで見かけたような・・というくらい豪華なものでした。


このセミナー、なんと13時〜21時!という長時間。
でも、いろいろな講師がいれかわり立ち代り・・なので、
ずっと新鮮な気分で受講できました。
2番目に終わったわたしは、後半、すっかり受講生。
受講生気分を たまには味わうのもいいものです。


お部屋に戻ったのは午前さま・・・
ホテル滞在時間は わずか数時間でした。

でも、またこんな機会があれば
ぜひ参加したいなぁ・・・・と思っているわたしです。



────────────────────────────────☆

★WordやExcelで図形をハート型に切り抜く方法

=================================================================
画像処理用のソフトを使わなくても、手軽に写真を加工することができます。

たとえば彼女の写真やBabyの写真をコラージュしたい時。
写真いりの年賀状をちょっと自分で加工してみる・・とか。

ハートや星の形にイラストや写真を切り抜いて
レイアウトすることができます。


これは、以前のメルマガでご紹介していました。
ご質問をいただいたので、再度ご紹介。
こちらからご覧くださいね。
すごく簡単♪やってみましょう!


────────────────────────────────☆

★編集後記

=================================================================
今日のメルマガ、なが〜くなってしまいました。
おつかれさまでした!


編集後記は、せめて短めに(^_-)-☆

また次のメールでお逢いしましょう。

   ありがとうございます──────────☆さかもとでした♪

。:’* + ☆°・ ‥.゜★。°: ゜・ 。 *゜・:゜☆

このメルマガは休刊しています。
現在はご覧のサイトで情報を発信中です。
よろしくお願いします♪

RE-RICCA 代表 坂本実千代

’:★ ,* +゜. ☆。.: ’* :・* + ゜。.★・”,

 

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坂本 実千代
【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型:B型・星座:うお座ーー

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