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パソコン裏技&テクニック集:第31号 オートフィルタで選択したものだけで集計する方法

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第31号

こんにちは。Office RE-RICCA さかもとです。
はやいもので、もう1年の12分の1が過ぎようとしていますね。

今年のはじめにたてた目標がなんだったか、一生懸命思い出さなきゃわからない・・
なんて状態になっていませんか?
春にむかって、いろんなこと、ちょっとずつステップアップしていきましょうね♪
私、1月19日が結婚記念日だったのです。

つい先日、「結婚して仕事辞めます!なんて言わないでくださいね」
なんて言われたのですが、実はもう10年選手。
今のお仕事をはじめたのは、結婚後なのです。
だから、辞めない(これって・・理由になってないかも?)

ふだん家庭を顧みない仕事一筋の「奥さま」としては、
この日くらいは・・と家庭を守ってくれている「旦那さま」が「行きたい」と言っていた
中華料理店にご招待。

・・・ん?なんか逆??
なんてことは、気にしない、気にしない(^_-)-☆

こんなわたしをよろしくお願いいたします。

 

さて、そろそろ本題に!!

今日のメルマガ、こんなかんじですすめていきます。

┌────────────────────────────────☆
│ ★も く じ★

│  1 【エクセル】オートフィルタで選んだもので集計する

│  2 ちょっと休憩:マナーセミナー開催報告

│  3 【日本語変換 IMEを更新する】

|  4 編集後記

└────────────────────────────────☆

エクセル:オートフィルタで選びだしたものだけで計算する

表計算でも便利に使えるデータベース機能。
そんなにデータ件数が多くない場合は、これで十分顧客管理などもできますよね。

まずはオートフィルタ(自動抽出・・自動的に選択する機能)の確認から。
データが固まってはいっている部分を、自動的に認識してくれるので、
基本的には表全体を囲む必要はありません。
表の中の適当なセルを一箇所クリックしてからスタート。

メニューバーの[データ]-[フィルタ]-[オートフィルタ]
そうすると、表の一番上(ここは商品名、ここは単価、などの項目名が入っている部分)
に下向きの三角がでてきます。
ここを基準に選びたい、という三角をクリックすると、プルダウンで選択枝がでてきます。

たとえば 商品名 をクリックすると、
ノート 鉛筆 消しゴム ペン がでてくる、というように。

そのなかから、自分が選びたいものをクリックします。
値段などの綱目で、100円以下、500円以上・・などの場合は
少し方法が違いますので、これはまた別の機会に。
ここまでの要領で選び出したものをもとに、いろんな集計をしてみましょう。

たとえばノートが売れた個数を知りたい時。
選び出された個数データのすぐ下のセルをクリックして、
ツールバーからオートサムのボタン(シグマのような形)をクリックすると、
簡単にでてきます。

では平均は?
通常AVERAGEを使いますが、ここでは使えません。
SUMはできたのにどうして?

さきほど集計できた個数合計のセルをクリックして、数式を確認してみてください。
ここにはいっているのは 普通のSUMではありません。

=SUBTOTAL(9,B9:B80)

と自動的にエクセルが判断して数式を変更してくれているのです。

ただし、この機能は平均では使えないので、自分で入力していく必要があります。
関数の挿入(fx)ボタンからダイアログボックスを画面にだして、
関数の分類 を すべて表示 に切り替えて探しましょう。

=SUBTOTAL(集計方法,集計範囲)
です。

ちなみに、集計方法 の部分には、あらかじめ決められた数字を入力することになります。
1→AVERAGE(平均を求める)
2→COUNT(入力されてい数値の数を数える)
3→COUNTA(空白ではないセルの数を数える、つまり文字データも数える)
4→MAX(最大値を求める)
5→MIN(最小値を求める)

代表的なものは以上です。

この方法だけでなく、「集計」機能を使って求めたり、
もう少し複雑なものはデータベース関数を使って求めたり・・・と
いろんな計算方法や活用の仕方があります。

次回のメルマガでは、
具体的なデータを使ってデータベース関数についてご紹介していきます。

マナーセミナー 無事終了♪

以前ご紹介しました雑誌アヴァンティ主催のセミナー
「心を動かすマナーでぎゅん!とくる女になる」
1月26日に終了しました。

マナーの先生、というとどうしても「おっかない」イメージや
近づきにくいイメージを持つ人が多い。
本来のマナーって、そういうものじゃなくて
近くにいて心地いい雰囲気をつくりだすもの。
わたしはそう思っています。

今回のセミナーもそんな感じでお話しました。
決まりごとも、ただ「こうしなければ」ではなく
その由来や理由を知ることで納得できるし、忘れない。

サイトの中で徐々にまたお伝えしていきますね。
マナーについてのサイトはこちら

 

日本語変換 IMEを更新する

ワードやエクセルなどは、もともとアメリカで開発されたソフト。
日本で使うからには、日本語変換ソフトが必要ですよね。それがIME。
以前は一太郎に比べてかなり見劣りがしていましたが、
最近はかなり変換精度がよくなってきました。

それに、鍛えれば鍛えるだけ学習してくれる「おりこうさん」でもあるのです。
今日はまず、マイクロソフトが提供しているIMEの更新ページをご紹介します。

お使いのバージョンによって更新ページが違います。ご注意を。
★Microsoft IME 郵便番号辞書更新
日本郵政公社から公開されたデータをもとに作成されています。

 

編集後記

もうすぐ2月。
お買い物に出かけると、冬服のバーゲンといっしょに、もう春モノが並んでいます。
明るい色合いについつい目を奪われますが・・・
考えてみると、2月こそ寒さの本番なんですよね。

風邪や肩こり(寒いと力がはいります(^^ゞ)に気をつけて
この季節を元気に乗り切っていきましょう!

次回はデータベース関数と、
前回の続き:便利なショートカットキー でお届けする予定です。

最期までお読みいただきまして、ありがとうございます♪

では、また次のメールまでしばらくお待ちくださいね。

。:’* + ☆°・ ‥.゜★。°: ゜・ 。 *゜・:゜☆

このメルマガは休刊しています。
現在はご覧のサイトで情報を発信中です。
よろしくお願いします♪

RE-RICCA 代表 坂本実千代

’:★ ,* +゜. ☆。.: ’* :・* + ゜。.★・”,

(2006年01月発行・2013年01月14日改訂)

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坂本 実千代
【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型:B型・星座:うお座ーー

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