閉じる
  1. 絶対参照とは?数式のコピーと絶対参照(複合参照、相対参照)
閉じる
閉じる
  1. パソコン裏技&テクニック集:第32号 エクセル:条件にあうものだけで計…
  2. パソコン裏技&テクニック集:第86号 パソコン基礎用語:ダイアログボッ…
  3. 複数のセルに同時にデータを入力する方法
  4. パソコン裏技&テクニック集:第53号 【ツールバーをカスタマイズ】
  5. コメントの挿入をショートカットキーで(エクセル・ワード)
  6. 特定の文字列を別の文字列に簡単に変更する方法とは?【置換ー1】
  7. 入力が楽になる無料IME・Google日本語入力をダウンロードして使っ…
  8. パソコン裏技&テクニック集:第21号 ワード・段組みを思い通りに 文字…
  9. パソコン裏技&テクニック集:第55号 EOMONTH関数の使い方
  10. エクセルを使い慣れていない人にも入力しやすい「フォーム」を使う方法(〜…
閉じる

現役講師が伝授!パソコン裏技・便利ワザ

Gmailでよく使う文章をテンプレート化する方法(図解)

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • follow us in feedly
文字入力画像

会社の業務でGmailをお使いの方も多いと思います。

Gmailのメールアドレスだけでなく、他のメールアドレスもあわせて送受信できるし、外出先のパソコンやスマートフォンからもチェックできてとても便利です。

おかげで、ほかのメールソフトは使わなくなりました。

そんなGmailですが、先日訪問した会社で、こんな光景を目にしました。

共通のテンプレートが消えてしまって大騒ぎ

さて、どうしてこんなことが起きたのでしょう?

  1. 間違いがないよう、お客様へのメールは社員共通のテンプレートを使うようにしていた
  2. テンプレートは「下書き」に保存。フラグをつけて目立つようにしていた
  3. メール送信時は、そのテンプレートを開き、文面をコピーしてメールを作成
  4. 間違って上書きした場合は、原本が保存してあるフォルダから復旧しておく

こういう決まり事があったようです。

しかし…なんとも面倒。

今回は、原本フォルダから復旧する際、誤って移動してしまっていたうえに下書きも削除されていた…というのが原因。

今まで消えなかったのが不思議なくらいです。

  • 下書フォルダに保存しているから消える。
  • メールは日常業務なのに、他の場所からからコピーするのは面倒。

…ですよね。

解決策

その解決策として、Gmailにある機能「返信定型文」を使います。

返信定型文 といいながら、返信だけでなく、新規作成でも使えます。

1つだけでなく、複数の定型文を設定することができるのです。

返信定型文の設定・準備

1.Gmaleを開きます。

2.画面の右上を見てください。
(図参照)歯車のマーク 右にある▼をクリック→設定をクリック
gmail設定1

3.切り替わった画面、上部の【Labs】をクリックして選びます。

gmail設定2

4.画面下のほうにある「返信定型文」の「有効にする」にチェックをいれてから「変更を保存する」のボタンをクリックしましょう。

gmail設定3

定型文の設定・作成

では、いよいよ定型文を作成します。

1.通常通り【作成】ボタンから新規メール作成画面を開きます。

2.署名などが表示されている場合は、消しておいてください。
そうしないと、テンプレートに署名まで追加されてしまいます。

3.使いたいテンプレートの文面を作成します。
(直接入力でも、今までのものをコピーしてもかまいません)

※今回は、サンプルなので、簡単に入力していますが、長文もOKです。

4.作成したメールの下にある ▼から【返信定型文】-【返信定型文を作成】とクリックしていきます。(下図参照)
※件名は入力しても保存されません。

gmail設定4

5.テンプレートにわかりやすい名前をつけて【OK】をクリックしてください。
このときつけた名前が、テンプレートを開いたときに「件名」部分に表示されます。

gmail設定5

これでテンプレートの完成です!

登録したテンプレートの利用方法

では、実際に使ってみましょう。

1.メール作成画面を開きます。

2.メールの下にある ▼から【返信定型文】をクリックすると、保存したタイトルが表示されるので、【挿入】の下にある そのタイトルをクリックしてください。

(今回は、「手続き完了」の名前で保存していました。)

gmail設定6

この方法でテンプレートの作成、利用ができます。

ぜひ活用してくださいね。

The following two tabs change content below.
坂本 実千代
【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型:B型・星座:うお座ーー

関連記事

  1. 入力が楽になる無料IME・Google日本語入力をダウンロードし…

おすすめ記事

  1. 絶対参照とは?数式のコピーと絶対参照(複合参照、相対参照)

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

新着記事

  1. デスクトップの背景画像を表示しないようにする方法
  2. スタートアッププログラムを整理する方法
  3. タスクマネージャーを起動する方法
  4. 【Edge】検索サイトをGoogleなど好きなものに変更する方法
  5. 【Edge】ブラウザの起動ページを自分の好きなページにする方法(例:自分の勤めている会社や自分のFacebookなど)
  6. エクセル:データを簡単に隠す裏技とは?
  7. Windows10でアンインストールする方法
  8. デスクトップのファイルやアイコンをすぐに使いたい時はどうする?
  9. すでに入力している年をまとめて別の年に修正する方法とは?(例:2017/12/10を2016/12/10に変更)【置換ー2】
  10. 特定の文字列を別の文字列に簡単に変更する方法とは?【置換ー1】
ページ上部へ戻る