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Gmailでよく使う文章をテンプレート化する方法(図解)

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会社の業務でGmailをお使いの方も多いと思います。

Gmailのメールアドレスだけでなく、他のメールアドレスもあわせて送受信できるし、外出先のパソコンやスマートフォンからもチェックできてとても便利です。

おかげで、ほかのメールソフトは使わなくなりました。

そんなGmailですが、先日訪問した会社で、こんな光景を目にしました。

共通のテンプレートが消えてしまって大騒ぎ

さて、どうしてこんなことが起きたのでしょう?

  1. 間違いがないよう、お客様へのメールは社員共通のテンプレートを使うようにしていた
  2. テンプレートは「下書き」に保存。フラグをつけて目立つようにしていた
  3. メール送信時は、そのテンプレートを開き、文面をコピーしてメールを作成
  4. 間違って上書きした場合は、原本が保存してあるフォルダから復旧しておく

こういう決まり事があったようです。

しかし…なんとも面倒。

今回は、原本フォルダから復旧する際、誤って移動してしまっていたうえに下書きも削除されていた…というのが原因。

今まで消えなかったのが不思議なくらいです。

  • 下書フォルダに保存しているから消える。
  • メールは日常業務なのに、他の場所からからコピーするのは面倒。

…ですよね。

解決策

その解決策として、Gmailにある機能「返信定型文」を使います。

返信定型文 といいながら、返信だけでなく、新規作成でも使えます。

1つだけでなく、複数の定型文を設定することができるのです。

返信定型文の設定・準備

1.Gmaleを開きます。

2.画面の右上を見てください。
(図参照)歯車のマーク 右にある▼をクリック→設定をクリック
gmail設定1

3.切り替わった画面、上部の【Labs】をクリックして選びます。

gmail設定2

4.画面下のほうにある「返信定型文」の「有効にする」にチェックをいれてから「変更を保存する」のボタンをクリックしましょう。

gmail設定3

定型文の設定・作成

では、いよいよ定型文を作成します。

1.通常通り【作成】ボタンから新規メール作成画面を開きます。

2.署名などが表示されている場合は、消しておいてください。
そうしないと、テンプレートに署名まで追加されてしまいます。

3.使いたいテンプレートの文面を作成します。
(直接入力でも、今までのものをコピーしてもかまいません)

※今回は、サンプルなので、簡単に入力していますが、長文もOKです。

4.作成したメールの下にある ▼から【返信定型文】-【返信定型文を作成】とクリックしていきます。(下図参照)
※件名は入力しても保存されません。

gmail設定4

5.テンプレートにわかりやすい名前をつけて【OK】をクリックしてください。
このときつけた名前が、テンプレートを開いたときに「件名」部分に表示されます。

gmail設定5

これでテンプレートの完成です!

登録したテンプレートの利用方法

では、実際に使ってみましょう。

1.メール作成画面を開きます。

2.メールの下にある ▼から【返信定型文】をクリックすると、保存したタイトルが表示されるので、【挿入】の下にある そのタイトルをクリックしてください。

(今回は、「手続き完了」の名前で保存していました。)

gmail設定6

この方法でテンプレートの作成、利用ができます。

ぜひ活用してくださいね。

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坂本 実千代
【講師、ITコンシェルジュ、ブロガー】 大学、専門学校の非常勤講師を経て現在はフリー。 オフィス系ソフトだけでなくIT全般の講習を中心に担当している。 ーー熊本県出身・血液型:B型・星座:うお座ーー

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